poskytnutí základní instrukce k plnění povinností a závazků vyplývajících z Podmínek
průběžné konzultace na vyžádání ze strany Klienta ve stanoveném hodinovém rozsahu:
o konzultace ohledně postupu při realizaci projektu
kontrola zpracovaných dokumentů v rámci monitoringu projektu a proplacení dotace
Výhody
o zajištění základní úrovně ověření správnosti postupu v rámci naplňování povinností a závazků stanovených v Podmínkách
Typický klient
má zkušenosti s dotačními projekty, má administrativní kapacitu na zpracování všech dokumentů, ale chce mít jistotu, že se bude mít na koho obrátit, pokud narazí na nějaký problém
nemá zkušenosti, ale cena za řízení mu přijde vysoká, potom je vhodné zkusit mu prodat ještě dotační audit před koncem realizace projektu
2) Odborná dotační administrativa
poskytnutí základní instrukce k plnění povinností a závazků vyplývajících z Podmínek
odborné administrativní zpracování dokumentů v rámci monitoringu projektu a proplacení dotace:
průběžné monitorovací zprávy
etapové zprávy
závěrečná zprávy
žádosti o platbu
kontrola jednotlivých dokumentů z hlediska plnění Podmínek dotace (zejména soulad s rozpočtem a harmonogramem projektu)
průběžné konzultace na vyžádání ze strany Klienta ve stanoveném hodinovém rozsahu
zajištění potřebné komunikace s Poskytovatelem dotace
poradenství hrazené hodinově ve formě vícenákladů:
účast na kontrolách ze strany Poskytovatele dotace a dalších pověřených orgánů
konzultace, příprava a podání žádosti o podstatnou změnu projektu
konzultace k výběrovým řízením v rámci projektu
konzultace nad rámec rozsahu zahrnutého v základní ceně
Výhody
přenesení odborné dotační administrativy na poradce, nezatížení vlastních pracovníků touto agendou vymykající se běžné operativně
zajištění základní úrovně kontroly správnosti postupu v rámci naplňování povinností a závazků stanovených v Podmínkách
Typický klient
klient (třeba i se zkušeností s realizací dotačních projektů) si chce projekt řídit sám (zejména v případě jednoduchých a dobře připravených projektů typu
pořízení 1 technologie od předem vytipovaného dodavatele), ale nemá kapacitu nebo chuť zatěžovat své zaměstnance dotační administrativou a chce zajistit
garantovat formální správnost dokumentů předkládaných poskytovateli dotace
3) Auditní kontrola
všechny činnost dle úrovně 2)
důsledná zpětná kontrola plnění Podmínek před ukončením etapy či projektu:
zejména podrobná kontrola provázanosti a návaznosti jednotlivých dokladů vztahujících se k projektu či dané etapě (zadávací
dokumentace → nabídka → smlouva → faktura → úhradový doklad → předávací protokol → karta majetku → analytické účetnictví)
identifikace možného dopadu případně zjištěných nedostatků
návrh variant řešení případně zjištěných nedostatků
Výhody
před ukončením etapy či projektu a před odesláním žádosti o platbu je zjištěn detailní stav projektu z hlediska plnění povinností a závazků dle Podmínek
identifikace případných nedodržení Podmínek ještě před předáním dokladů poskytovateli dotace
možnost prodloužení etapy či projektu pro vyřešení identifikovaných pochybení
případné nevratné nedodržení Podmínek je možné stále řešit v gesci Poskytovatele dotace a nikoli v gesci finančního úřadu
Typický klient
klient má sestavený dobrý a sehraný realizační tým, šéf firmy věří lidem na všech pozicích týmu, takže je přesvědčen,
že řízení realizace projektu zvládnou sami, ale přeci jen chce mít (například z důvodu rozsáhlosti, složitosti nebo
relativně nižší míry připravenosti) jistotu, že mu nic neunikne, proto si zaplatí na důkladnou kontrolu všech dokladů
před koncem každé etapy projektu
předání písemné instrukce na začátku realizace projektu nelze chápat jako garanci, jde pouze o upozornění na hlavní
povinnosti, nikoli o vyčerpávající výčet ani návod
4) Aktivní dotační management
všechny činnost dle úrovně 2)
aktivní působení poradce jako člena realizačního týmu projektu
nastavení komunikační a kontrolní směrnice (určení okamžiků předávání jednotlivých dokumentů a jejich průběžná kontrola,
která pokud možno předchází jejich oficiálnímu vyhotovení nebo na něj alespoň bezprostředně navazuje)
identifikace procesů a jejich výstupů
přiřazení odpovědnosti za procesy a výstupy konkrétním členům týmu,
určení dalších rolí v procesech: kontrola, schvalování, předávání dokladů a informací
důsledná průběžná kontrola plnění Podmínek:
podrobná kontrola provázanosti a návaznosti jednotlivých dokladů vztahujících se k projektu či
dané etapě (zadávací dokumentace → nabídka → smlouva → faktura → úhradový doklad → předávací protokol →
karta majetku → analytické účetnictví)
návrh variant řešení případně zjištěných nedostatků
identifikace možného dopadu případně zjištěných nedostatků
aktivní dotazování poradce na postup projektu, kontrola naplňování harmonogramu
průběžná kontrola plnění dalších povinností a závazků vyplývajících z Podmínek
Výhody
poradce se aktivně podílí na realizaci projektu a průběžně ověřuje plnění Podmínek a doporučuje příslušné kroky
je minimalizováno riziko nevratných kroků v rozporu s Podmínkami
případné nevratné nedodržení Podmínek je možné stále řešit v gesci Poskytovatele dotace a nikoli v gesci finančního úřadu
Typický klient
klient buď nemá zkušenosti s realizací dotačních projektů, nebo ne úplně důvěřuje svému realizačnímu týmu,
popř. chce prostě mít maximální jistotu, že mu přiznaná dotace bude vyplacena, proto souhlasí s naší aktivní
účastí na řízení realizace projektu
5) Finanční řízení projektu
aktivní sledování stavu čerpání rozpočtu
sledování čerpání jednotlivých položek rozpočtu
sledování dodržování jednotlivých limitů rozpočtu projektu
sledování dodržování rozpočtu jednotlivých etap projektů
návrhy variant postupu pro dosažení maximálního čerpání přiznané dotace
Výhody
je zajištěna maximalizace částky čerpané dotace
Typický klient
zejména v případě složitých projektů s dlouhou dobou realizace nebo projektů, které nebyly v době podání žádosti
úplně do detailu naplánovány a je pravděpodobné, že během realizace projektu bude docházet ke změnám
6) Procesní poradenství
nastavení procesů pro fungování realizačního týmu Klienta
identifikace procesů a jejich výstupů
přiřazení odpovědnosti za procesy a výstupy konkrétním členům týmu,
určení dalších rolí v procesech: kontrola, schvalování, předávání dokladů a informací
Výhody
je předem minimalizováno riziko nedodržování Podmínek vlivem neprovázání činnosti jednotlivých členů projektového týmu
Typický klient
klient ani členové projektového týmu nemají zkušenosti s realizací dotačních projektů
klient má větší realizační tým (spíše větší firmy, v týmu jsou lidé z různých oddělení) a chce tímto způsobem
jasně stanovit odpovědnost za jednotlivé procesy při řízení realizace projektu
7) Výběrové řízení
zpracování základní dokumentace pro vyhlášení výběrového řízení (oznámení, zadávací dokumentace) včetně doporučení vhodného nastavení zejména kvalifikačních předpokladů a hodnotících kritérií
instrukce pro dodržení postupu při výběrovém řízení v souladu s platnou metodikou pro výběr dodavatelů
zpracování podkladů pro proces vyhodnocení nabídek
možnost účasti poradce na jednání hodnotící komise v roli zapisovatele
zpracování závěrečné zprávy z výběrového řízení
Výhody
zajištění formálně-právní správnosti celého procesu výběrového řízení v souladu s platnou metodikou pro výběr dodavatelů
zajištění provázanosti výběrového řízení s projektovou žádostí / Podmínkami
Typický klient
Klient nemá zkušenosti s realizací výběrových řízení
Klientovi je dobře vysvětleno, že bezchybná realizace výběrového řízení je základním kamenem úspěchu celé realizace
projektu, protože v případě zpochybnění formální nebo věcné správnosti postupu v rámci výběrového řízení hrozí neuznání
způsobilosti výdajů v rámci dané zakázky
Naše odpovědnost/garance (v rámci pojištění odpovědnosti)
garantujeme formálně-právní správnost postupu v rámci výběrového řízení v souladu s pravidly pro výběr dodavatelů
negarantujeme plně věcnou správnost samotného výběru dodavatele, protože nejsme schopni z odborného hlediska
posoudit správnost hodnocení jednotlivých nabídek (zejména pokud se hodnotí technické parametry nabídky); z tohoto
důvodu také nejsme nikdy členem hodnotící komise
8) Dotační audit
kompletní ověření stavu realizace projektu z hlediska dodržování Podmínek
zejména podrobná kontrola provázanosti a návaznosti jednotlivých dokladů vztahujících se k projektu
či dané etapě (zadávací dokumentace → nabídka à smlouva → faktura → úhradový doklad → předávací protokol
→ karta majetku → analytické účetnictví)
identifikace možného dopadu případně zjištěných nedostatků
návrh variant řešení případně zjištěných nedostatků
Výhody
možnost uvedení projektu do souladu s Podmínkami před jejich odhalením Poskytovatelem dotace nebo
jiným pověřeným orgánem – snížení možnosti sankcí v podobě neproplacení či vracení dotace a vyměření penále
při realizaci dotačního auditu před ukončením realizace projektu možnost řešit případné nevratné nedodržení
Podmínek v gesci Poskytovatele dotace a nikoli v gesci finančního úřadu
Typický klient
klient chce projekt řídit sám, buď si věří nebo má dostatečné zkušenosti nebo nechce platit moc peněz, ale chce se zajistit pro případ, že by přeci jen něco udělal chybně
Klient již realizoval část projektu bez nás a chce ověřit, že doposud postupovat v souladu s Podmínkami
Základní schéma aktivit poradce pří řízení projektu
